Mudança de mentalidade nas empresas exige impressão com mais qualidade

29/1/2020 –

É um serviço que poucos dão atenção, mas que causa um impacto gigantesco em empresas de qualquer tamanho ou segmento. Mesmo hoje, com o avanço da digitalização, é impensável visualizar alguma companhia que dispensa o uso de impressões no dia a dia. Seja com relatórios, recibos ou qualquer outro tipo de documento, essas soluções estão dentro do escritório. Contudo, essa importância precisa ser refletida em uma mudança de mentalidade dos gestores, permitindo que a área possa ser cada vez mais estratégica e contribuir com o sucesso do negócio.

Os números reforçam a importância do mercado de impressões atualmente. Ainda que a quantidade de impressoras e multifuncionais vendidas no Brasil tenha caído 1,5% no primeiro trimestre de 2019 em relação ao mesmo período do ano passado, houve um crescimento de 34,4% na comparação com o quarto trimestre de 2018. Além disso, a expectativa para o mercado total de impressões, que também engloba os suprimentos e serviços de outsourcing, é de um crescimento de 3,5% em 2019. Os dados são da consultoria IDC.

A primeira razão para a mudança de mentalidade, evidentemente, é econômica. Visto como um serviço mais complementar do que estratégico, poucas companhias possuem um planejamento especial para a área de impressões – o que leva à falta de fiscalização. Dessa forma, quando o gestor resolve levantar todas as despesas com insumos, equipamentos e mão de obra, acaba se assustando com o volume desperdiçado. Ações simples, como uma política de não impressão para certos documentos, como e-mails, compra adequada de suprimentos, e a utilização de softwares de controle já refletem em um ganho operacional e financeiro no orçamento da empresa.

Já a segunda questão é tecnológica. Impressões ruins e/ou com falhas, como cópias duplicadas e com baixa visualização pela qualidade do toner, impactam no dia a dia dos colaboradores e diretores por conta da necessidade de reorganização das informações. Hoje, a tomada de decisão no ambiente corporativo precisa ser cada vez mais assertiva e rápida para que a empresa consiga atingir seus objetivos. Desta forma, mais do que imprimir relatórios, é preciso ter uma solução completa capaz de organizar todos os documentos e deixá-los acessíveis sempre que alguém precisar. Assim, mais do que uma simples impressora, é preciso ter equipamentos inteligentes e multitarefas.

Evidentemente esse processo de transformação não é tarefa fácil. Não basta apenas mudar a mentalidade para tornar a área de impressão melhor e mais eficiente – na verdade, é apenas o primeiro passo para isso. A boa notícia é que a empresa pode contar com os serviços e o apoio de companhias especializadas em outsourcing de impressão e gerenciamento de documentos. Com profissionais especializados, é possível traçar a melhor estratégia para cada tipo de negócio, reduzindo as despesas e agilizando os processos.

O mundo até pode estar conectado e digital, mas certos serviços, como a impressão, seguem como essenciais para a rotina corporativa. A questão é saber se os empresários também enxergam essa área como estratégica, adotando medidas que potencializam suas vantagens e evitam falhas e riscos em seus processos. É preciso enxergar o setor como ele de fato é: uma parte fundamental e necessária para a rentabilidade de qualquer negócio. Explica Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office.

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