Manipular e manter documentos pessoais são alguns dos grandes desafios das empresas. Afinal, no cotidiano, é preciso encontrá-los de forma rápida e nem sempre há espaço e organização para tal destreza. Por isso, a Reis Office – companhia líder no mercado nacional de outsourcing de impressão e digitalização de documentos –, dá soluções para três problemas comuns para aqueles que trabalham com o setor de Recursos Humanos (RH) e gestão de pessoas. Desde 2005, essa empresa com sede em Guarulhos conta com a certificação ISO 9001, que define padrão para gestão de qualidade e sistemas em geral. Confira as dicas dos especialistas:

1. Tá na mão:

Quando uma organização é acionada judicialmente, esta documentação precisa ser encontrada o quanto antes. A ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) possibilita acessar arquivos por um campo de busca, com filtros específicos que, rapidamente, apresentam todas as informações relacionadas a um funcionário, por exemplo. Com isso, é possível ampliar a produtividade e agilizar processos os quais eventualmente as empresas são submetidas.

2. Contratação sem complicação:

Algumas instituições possuem dificuldades no processo admissional, pois a matriz fica longe da filial. Ou seja, a papelada do novo colaborador precisa ser enviada por carta ou e-mail. No entanto, ambos são pouco eficientes: além de possuir uma logística demorada de entrega.

Apesar de mais moderno, o e-mail é trabalhoso e limita o tamanho dos anexos. Por isso, a melhor alternativa é o Workflow de Documentos, um software especializado para esses casos. Funciona da seguinte forma: após a digitalização dos certificados, basta o responsável pelo setor de contratação incluir todos os elementos em um espaço pré-determinado no servidor. Assim, todas as unidades da empresa têm acesso instantâneo.

3. Divisão inteligente:

Quanto maior a demanda, mais fácil fica da bagunça se instalar nos ambientes corporativos. Pensando nisso, a Reis Office sugere uma melhoria que separa arquivos em três fluxos: o primeiro é o “admissional”, o segundo é chamado de “recorrente” e, por fim, vem o “demissional”. Assim, é possível digitalizar ao longo dos vínculos empregatícios de cada trabalhador. Esse fator facilita a inserção e pesquisa dos itens necessários.