Digitalização, a porta de entrada para a grande transformação gerencial

A empresa do futuro já tem uma tendência definida, a integração de dados corporativos como ferramenta para gerar valor econômico. Digitalizar os documentos ativos, como contratos, vendas, prontuários e a imensa papelada gerada pelo cumprimento das leis trabalhistas, tributária e fiscal, tornou-se uma importante fonte de lucros para as empresas que descobriram fazer novos negócios por meio do uso de informações estratégicas graças às novas ferramentas analíticas de Big Data e mineração de dados (datamining).

- Surgiram inúmeras demandas com a chegada de novas tecnologias analíticas que exigem rapidez na gestão de documentos, tudo facilitado pela digitalização de imagens. Seja para aprovação de crédito dentro de uma financeira, o acesso às informações de um prontuário médico dentro de um hospital ou ainda a comprovação de pagamento de tributos de uma rede varejista, a gestão da informação está presente como ferramenta para dar suporte ao negócio. E as empresas passaram a ver os serviços de Gestão Documental como um investimento e não mais como custo”, destaca o presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), Eduardo Coppola, também presidente da Keepers Brasil, uma das líderes deste segmento.

A digitalização de grandes acervos de documentos ativos (dentro do prazo de validade), em que ocorre uma constante recuperação de dados ou consultas, já chega a 100% dos volumes de papéis gerados por diversos segmentos empresariais , como hospitais, escolas, instituições financeiras e escritórios de advocacia, que fazem uso intensivo da captura de informações, informa Eduardo Coppola. Agora, a integração dos dados vai gerar novos negócios.

A grande mudança

A salvação do lucro passou a depender muito mais da qualidade da retaguarda empresarial ou do chamado back-office. Hoje o back-office entra em campo com informações mais precisas para gerar resultados, como elevar vendas, evitar perdas com falhas operacionais e riscos de negócios.

Por conta disso, a cultura de serviços compartilhados (operacionais, administrativos, gerenciais e de informática) de retaguarda começa a ser disseminada em diversas empresas que buscam não apenas economizar com redução de custos, mas, principalmente, elevar os lucros mediante o uso de informação estratégica.

A grande mudança ocorre com a chegada de novas ferramentas que combinam as vantagens de Big Data (com os cinco V’s de valor, veracidade, variedade, velocidade e volume) com a mineração de dados (Data Mining) e de Business Inteligence (softwares analíticos) para a tomada de decisões mais certeiras, orientar investimentos e medir desempenho.

Como resultado da mudança, cresce de forma acentuada a prestação de serviços como o gerenciamento de informações estratégicas. Uma das empresas líderes do setor de guarda e gestão de documentos, a Keepers Brasil teve que contratar mais de 200 profissionais apenas para cuidar desta nova atividade (back-office).

“Crescemos mais de 30% no ano passado ao oferecer uma gama completa de serviços relacionados a esse processo, seja diretamente nas instalações do cliente ou de forma remota, via internet. Cuidamos, por exemplo, de toda parte documental da empresa desde a geração de dados corporativos (contratos, registros de funcionários, impostos etc), o que facilita, de um lado, a segurança da informação e a veracidade dos dados, com o check-list dos documentos, datas, assinaturas e garantias”, destaca Eduardo Gutierrez, presidente da empresa e da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD). O check-list é importante para evitar inconsistências que geram enormes prejuízos. A simples falta de assinatura, por exemplo, compromete a execução de dívidas.

Com a evolução da tecnologia, a Keepers passou a oferecer serviços de inteligência de negócios. “Como reunimos uma enorme quantidade de informação, nada mais natural do que oferecer análises de melhoria de desempenho comercial com base em dados concretos, apurados na base do cliente e demais instituições públicas e privadas, para que tenha vantagem competitiva. Investimos no desenvolvimento de tecnologias e ferramentas de Business Inteligence para conseguir compilar as informações rapidamente e gerar conteúdo para os clientes”, informa Gutierrez.

A companhia trabalha junto a setores bastante variados e críticos, devido ao grande volume de documentos gerados diariamente, como hospitais, bancos, financeiras, universidades, seguradoras, indústrias e órgãos públicos. Além de corporações de grande porte, também atende pequenas e médias empresas. Na lista de clientes, aparecem os maiores bancos e financeiras nacionais e internacionais. Oferece a organização e o gerenciamento de documentos de agencias bancárias e demais órgãos das instituições. Gerencia carteiras de financeiras das mais diversas modalidades, como, por exemplo, Leasing, Crédito Direto ao Consumidor (CDC), Consórcio e FINAME. Entre os serviços estão a formalização de contratos, administração da carteira de financiamentos, digitalização para consulta em qualquer parte do mundo e back-office.

“Com a explosão das vendas de imóveis e do crédito imobiliário, a ferramenta analítica que combina os conceitos de Cloud Computing, Big Data e Data Mining é muito útil para as companhias da área imobiliária na seleção de clientes e para diminuir riscos. Há maior cuidado por parte das empresas em liberar crédito com o temor de inadimplência e com um possível desaquecimento de vendas”, observa Gutierrez.

As seguradoras também passaram a demandar mais serviços de back- office. “A digitalização de contratos cresce de forma expressiva. O corretor preenche a proposta em sua própria casa, digitaliza por meio de um scanner e faz o uploud em nosso site. Checamos tudo antes de transferir para nosso sistema on-line de consultas. A seguradora passa a ter controle deste contrato em tempo real. Outra vantagem é que criamos um repositório para consulta em tempo real. Se ocorrer alguma perda de documento a informação já está registrada”, destaca o presidente da Keepers Brasil.

E para revendedoras de automóveis o serviço acelera a captura descentralizada de imagens. O cliente se dirige a uma concessionária, preenche uma ficha de cadastro e a empresa manda para o banco fazer análise de crédito.