Goiânia, GO 20/3/2020 – O que acontece em muitos negócios é uma estruturação espontânea dos processos, sem um cuidado com a documentação das etapas, objetivos e validações.
Gestão Fiscal é controlar todas as informações relacionadas a essas etapas, reduzir os riscos e garantir o cumprimento das obrigações fiscais de forma antecipada e confiável. Assim, ela é a forma que o gestor tem para guiar seu time de forma estratégica para atingir a meta definida. Ou seja, em um cenário com 300 novas notas fiscais emitidas contra o CNPJ da organização todos os dias é muito complexo. É preciso se atentar a algumas questões: verificação das notas, pessoas necessárias para tratar os volumes de documentos, tempo de escrituração das notas, impactos na empresa quando uma nota não é recebida. As respostas dessas questões se resumem em um modelo ideal do fluxo de notas/informações dentro da empresa. Isso funciona como uma válvula de escape para tratamento de erros (mesmo na melhor gestão os erros sempre estão presentes).
Os erros de gestão fiscal mais comuns nas empresas
O que acontece em muitos negócios é uma estruturação espontânea dos processos, sem um cuidado com a documentação das etapas, objetivos e validações. Isso causa situações muito comuns, principalmente, durante a rotina de fechamentos fiscais como essas: Correria atrás de fornecedores e responsáveis por compras, para descobrir onde está o documento fiscal; Dúvidas sobre negociações já realizadas, mas que não podem ser fiscalmente sustentadas; Confusão ao perceber que a empresa talvez não consiga pagar o boleto relacionado a alguma Nota Fiscal.
A Gestão Fiscal das empresas top performance
Os negócios que se destacam otimizam seus processos buscando um misto de esforço, automação e rentabilidade. O processo fiscal passa a ser desenhado, ferramentas automatizam a gestão e a execução de certas atividades, treinamentos são aprimorados, pessoas começam a trabalhar com inteligência de dados e deixam as tarefas manuais para a máquina. Abaixo a otimização que ocorre em cada uma das etapas típicas do processo de Gestão Fiscal:
1. Compra de mercadorias
O departamento fiscal participa desse processo mantendo a base tributária do ERP atualizada, o que garantirá que o pedido de compras estará completo e de acordo com a legislação.
2. Recebimento da nota
Agora, o departamento fiscal acaba de receber os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa, sem depender do fornecedor enviá-los. O objetivo aqui é, justamente, apurar o grau de confiabilidade daquela informação com o pedido de compra. Ou seja, um trabalho preventivo. Assim, o que valida esta etapa é a confirmação de que para aquela nota existe um pedido e uma compra no CNPJ emitente. A solução de mensageria fiscal é integrada com o ERP e a entrada dos documentos é feita de forma automática a partir de um evento específico configurado pelo agente integrador. Nesse momento, já pode ser realizada a manifestação do destinatário.
3. Validação Tributária
As ações de validação tributária nas top performance são realizadas antes do fornecedor enviar a mercadoria e de forma automatizada. Pois, assim, a empresa consegue entrar em contato com o fornecedor sobre alguma inconsistência na nota a tempo fazer a correção. Essa mudança parece simples mas tem um impacto gigantesco, já que, o gestor fiscal consegue apurar ao máximo as informações tributárias das notas em tempo hábil para solicitar ao emitente do documento uma alteração ou até mesmo o cancelamento ou a emissão de uma nova nota dentro dos padrões.
4. Recebimento de mercadoria
Ao receber a mercadoria (atividade que não pertence ao departamento fiscal), o responsável faz conferência com um leitor de código de barras na nota que realiza uma manifestação do destinatário daquela nota e o departamento fiscal acompanha essa informação. Porém, numa gestão mais eficaz, a manifestação do destinatário também pode ser realizada no “recebimento fiscal”. Assim, o departamento fiscal pode aplicar manifestações contrárias caso houver divergências que não foram apuradas antes.
5. Escrituração do documento no ERP
Aqui, a solução de mensageria permite que o usuário faça um download dos XMLs dos documentos e o usuário realiza uma importação destes no ERP.
6. Fechamentos fiscais / Entrega do SPED
Nessa etapa, o gerente fiscal não fica sobrecarregado, porque: Ele tem todas as notas emitidas contra o seu CNPJ; A equipe, com a ajuda de ferramentas e processos, realiza apurações preventivas nos documentos fiscais. Para o gestor, resta apenas corrigir poucas coisas eventuais que surgirem; A verificação dos erros no SPED acontece de forma simples e rápida o que permite entregar suas obrigações no prazo.
Como começar uma gestão fiscal de alta performance
O primeiro passo é saber muito bem o cenário atual da empresa. Mas para isso, é preciso fazer um diagnóstico que diga onde estão os maiores gargalos e maiores oportunidades de melhoria. Uma dica muito boa é desenvolver as respostas para aquelas perguntas do início do texto. Com isso, surgirão ideias de otimização. O segundo passo é pensar onde e quando a empresa quer chegar, desenhar um objetivo palpável. Assim, o terceiro passo fica mais fácil: traçar um plano de ação para mudar a realidade atual e chegar ao objetivo definido. É possível começar de forma simples: Anotando em um papel todas as atividades necessárias para levar o departamento até o objetivo; Dividindo as ações para sua equipe; Incentivando à equipe a colocar a mão na massa. Em um último estágio, quando as peças dentro do departamento fiscal estiverem funcionando, o foco será acompanhar e avaliar as pessoas do time e os desafios. Trabalhando assim, com o tempo, problemas complexos serão solucionados pelos melhores colaboradores da equipe. O objetivo nesse estágio de maturidade de processos e estratégias é desenvolver uma estrutura de treinamento que evolua as habilidades da equipe fiscal em suas respectivas responsabilidades e diminua trabalhos manuais
Próximos passos para continuar crescendo
A orientação da execução deve estar bem delimitada, afinal, para chegar em um resultado a execução não pode estar solta. Só de orientar a visão no departamento, com certeza a empresa entrará em um fluxo de otimização contínua. Para ver tais melhorias é importante dar esse passo na gestão fiscal. No site da oobj, existem outras dicas de como os negócios podem revolucionar o setor fiscal: https://www.oobj.com.br/demo/recebe-dfe/
Website: https://blog.oobj.com.br/
